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書類整理の実践事例

書類整理は情報の整理。書類整理を上手に行えば、ノウハウの蓄積にもなる!

と信じている大城です。よろしくお願いします。

少しでも参考になればいいな、と思いますので実際に取り組んだことをお伝えします!

①ファイルの製品を統一する

シンプルなデザインがオススメ!背表紙が見やすくなります。
また長期的に使用するファイルは劣化が早い紙製ファイルはオススメしません。

また使用する際には背表紙の文字サイズやフォントも統一すると良いです。

カインズホームで購入。一色なので見やすさ抜群です。

カインズホームで購入。一色なので見やすさ抜群です。

新しいファイルも古いファイルも簡単に取り出せる仕組みになってます

新しいファイルも古いファイルも簡単に取り出せる仕組みになってます。

シンプルでビビットなカラー。色分け分類がし易く、背表紙も見やすくなります。

シンプルでビビットなカラー。色分け分類がし易く、背表紙も見やすくなります。

書類を上から入れるタイプ。同じ様式の書類は同じ所に時系列で重ねるようにしています。

書類を上から入れるタイプ。同じ様式の書類は時系列で重ねています。

②ファイルの色分けする

似たような系統の書類を色で分類すると、見つけやすく分類しやすくなります!

上が未整理、下が現在整理中

上が未整理、下が現在整理中。

③背表紙の名称を工夫する

名称によって使いやすさが全然変わります!
例えば背表紙の名称と業務の名称を結びつけるやり方とか。

そうすることで「今この作業をしているからこのファイルをとればいい」っていう感じで直感的にファイルを探すことができます。

毎月監査があるなら背表紙の名称を「監査」にし、関係書類はそこに全部綴るなど。
他人が見て分かりにくいと思われる名称はNGです。

何年も触られない幽霊ファイルになりかねません(泣)

④書類の枚数が溜まりやすいものは細かく分類し、溜まりにくいものはざっくり分類する

たとえば保険関係の書類が多い場合は「自動車保険」「工事保険」で分類します。

さらに保険関連のファイルは同じ色で統一するとより良いです。

保険関係の書類が少ない場合は分類せずに
「保険」というファイルにすべて綴るようにすると良いです。

⑤その他ファイルも用意する

例えば前述の「自動車保険」「工事保険」の他に「その他保険」も用意すると楽になります。
団体や仕入先別に書類を整理するなら「その他団体」「その他仕入先」など。
開かずの幽霊ファイルの発生を抑えることができます。

⑥継続的に発生しない書類は専用ファイルを作らない

例えば企業実習受け入れ関係の書類が発生したが、今後も企業実習の受け入れをするかどうか分からない場合はその為のファイルを作らないようにします。

なぜならば一年後、二年後に企業実習の受け入れを行わなかったとき、そのファイルは幽霊ファイルとなってしまうからです。

その他用のファイルに入れるか、近い分類のファイルに入れてしまいましょう。

終わりに

書類整理は面倒で大変ですが、将来的にその書類をどう使うかを常に意識しながら整理を行えば仕事の効率アップにつながると思います!

現状はまだ試行錯誤中なので良い成果が見られるわけではありませんが、明るい兆しは見え始めています。

手元にある書類をどこに綴るか考える時間が短縮しました。
また何度も書類の場所を聞かれることが減りました。

時間ある時にもっと効果を上げれるよう頑張ります!!

合言葉は
「書類の山を楽に整理し、書類の山で楽に仕事をする!」

書類整理の時間をちょっとでも短くし、そして有効に書類を活用していきましょう!